Dagen i systemet
Sådan hænger tingene sammen.
- Find emnerne – 📞 Ringeliste: tast et postnummer, og de kunder der er længst siden ligger øverst.
- Opret kunden – 👥 Kunder → skriv adressen og vælg fra forslagene. Postnummer, by og kortposition udfyldes selv.
- Sælg og opret sagen – sæt flueben ved opgaverne, tryk på priserne, og lad 📍 GEO finde det bedste tidspunkt på den bil, der alligevel er i området.
- Send aftalen – tilbuddet popper op færdigskrevet. Læs igennem og tryk ✔ Godkend og send.
- Udfør arbejdet – manden på bilen åbner 🚐 Min dag, kører efter listen, tager før- og efterbilleder og trykker ✔ Udført.
- Giv kunden besked – mail eller SMS med billeder, så kunden kan se det er gjort.
- Luk dagen – 📊 Overblik → bogfør direkte eller hent CSV til bogholderiet.
👤 Roller
Alle logger ind samme sted, men ser kun det, de skal bruge.
| Rolle | Ser og kan |
|---|---|
| Administrator | Alt – plus firmaoplysninger, ydelser, priser og oprettelse af brugere |
| Ejer | Hele driften inkl. økonomi, bogføring og log |
| Sælger | Kalender, kunder, ringeliste, Min dag og udbakke – ikke økonomien |
| Chauffør | Kun Min dag, med sin egen bil valgt på forhånd |
📅 Kalenderen
Ugevisning med alle biler.
Hver dag er delt op efter bil, så hele holdets dag ses på én skærm. Det hvide tal er løbenummeret for dagen; derefter tidspunkt, sagsnummer, kundens navn, pris og adresse.
- 📅 Uge viser de syv dage ved siden af hinanden.
- 📋 Dag for dag viser alle sager under hinanden uden at klikke.
- 🌧 Flyt en hel dag flytter hele dagen samlet ved regnvejr, frost, blæst eller sygdom – pr. bil, med årsagen i loggen. Udførte sager flyttes aldrig.
- Dupliker kopierer en sag – nyttigt ved tilbagevendende kunder.
👥 Kunder
Oprettelse på under et minut.
- Begynd at skrive adressen – systemet foreslår rigtige danske adresser fra det offentlige adresseregister.
- Noterne følger sagen hele vejen ud til bilen: adgangsforhold, om kunden skal være hjemme, hvad man skal passe på.
- Vandtilgang sættes som ja, nej eller ikke oplyst og vises med farve på Min dag, så ingen kører forgæves.
- Mangler telefon, mail eller adresse, blinker sagen rødt overalt i systemet.
➕ Opret en sag
Flueben, pris, kategori – og systemet skriver resten.
Opgaverne er grupperet efter ydelse og kan sættes på tværs. Priserne ligger som knapper, der lægger sig sammen og sætter flueben ved den rigtige opgave. Prisen kan altid rettes bagefter.
| Kategori | Hvad sker der |
|---|---|
| Almindelig sag | Standard – faktura eller kontant efter aftale. |
| Serviceaftale | Vælg interval. Kunden markeres, og aftaleteksten dannes automatisk. |
| Reklamation | Sætter automatisk betaling til kontant. |
🔁 Serviceaftaler
Flere aftaler pr. kunde, hver med sit interval.
En kunde kan have flere aftaler samtidig, hver med sin egen opgave, pris og interval fra hvert år til hvert 5. år. Hver aftale kan sættes på pause og have en note.
Under 📊 Overblik ligger listen „Aftaler der skal genbesøges“ med alle aftaler der forfalder i år. Ét tryk på + Opret sag laver sagen og rykker automatisk aftalen frem til næste gang.
🚐 Min dag
Manden på bilen skal ikke rode i hele systemet.
Han logger ind og lander direkte her med sin egen bil valgt. Dagens sager i rækkefølge, et kort med ruten, og tre knapper pr. sag: 📞 Ring, 🧭 Kør derhen og ✔ Udført.
Tidsregistrering: ▶ Start opgave og ✔ Udført gemmer start- og sluttid samt hvem der udførte den.
Billeder tages med telefonens kamera og gemmes på sagen som før eller efter. De bruges automatisk i tilbud og i beskeden til kunden.
📍 GEO og ruteoptimering
Ved oprettelse foreslår 📍 Find mest oplagte tidsrum de tidspunkter i de kommende 14 dage, hvor der er kortest til den nye kunde. Ét tryk sætter dato, tid og bil.
🔀 Tjek/optimer rute på Min dag viser en bedre rækkefølge og hvor mange kilometer der spares.
📞 Ringelisten
Tast et postnummer: alle kunder i området med de ældst behandlede øverst. Tast postnummer og vejnavn: alle sager på den vej. Hver linje har 📞 Ring og + Aftale.
💰 Økonomi og bogføring
Vælg periode og se omsætning, antal udførte sager, gennemsnit pr. sag, hvor meget der er betalt, og hvad der mangler – fordelt på betalingsform og pr. bil, uge for uge og måned for måned.
Under 📊 Overblik samler bogføringskøen alle udførte sager, der endnu ikke er bogført. 🧾 Bogfør direkte sender dem som fakturakladder til økonomisystemet, og ⬇ Hent CSV giver et regneark til revisoren.
Alt hvad der sker i systemet står i 📋 Loggen, som ikke kan rettes eller slettes.
⚙️ Jeres egne indstillinger
I styrer selv systemet – der skal ikke programmeres noget.
Under Overblik → Firma, ydelser og priser sætter administratoren:
- Firmanavn, CVR, kontaktperson, telefon, mail og hjemmeside – står på alle tilbud og fakturaer
- Ydelser og opgaver – bliver til fluebenene når en sag oprettes
- Prisliste – bliver til prisknapperne
- Brugere og roller – opret jeres egne folk, og vælg hvilken bil hver chauffør kører